Planejamento financeiro para startups e MEIs: como fazer

Leandro Benincá

Educador financeiro

Finanças para empresas - 27 de Dezembro de 2018
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Não tem como fugir: cuidar das finanças do seu negócio e ter um planejamento financeiro é essencial.

Eu sei, eu sei… você abriu um negócio pensando em fazer aquilo que gosta e sabe, não é?

Não importa se você é programador, designer, instalador de ar condicionado ou cabeleireiro, se sua empresa desenvolve apps ou corta a grama das casas do bairro - eu sei que a ideia, desde o começo, era de fazer o seu trabalho, receber por ele (e, quem sabe, faturar alguns milhões por ano).

Sei também que provavelmente nunca passou pela sua cabeça que você teria que passar algumas horas do seu dia a dia com a cara enfiada em tabelas e planilhas.

Mas a realidade é essa: você precisa se preocupar com as finanças do seu negócio.

Tanto quanto se preocupar com o seu produto ou serviço, cuidar das finanças é fundamental que sua empresa cresça e alcance um sucesso real.

E hoje minha ideia aqui é te ajudar nessa empreitada: mostrar como fazer um planejamento financeiro para a sua empresa e ajudar a enxergar o financeiro como um aliado importante no seu crescimento. Bora lá?

Planejar, pra quê?

Um planejamento financeiro nunca vai ser capaz de antecipar 100% do futuro da sua empresa, mas ele é a melhor chance de chegar perto disso. Aliás, o exercício de planejar e de ter um plano é muito mais importante do que este mesmo plano ser executado fielmente.

Ter um planejamento vai te ajudar a enxergar com mais clareza, a tomar melhores decisões e a dormir mais tranquilo. Não quer dizer que tudo vai dar certinho de acordo com os seus planos mas, confia em mim, é muito melhor do que não ter plano nenhum.

Em startups é comum que o próprio empreendedor fique responsável por cuidar do dinheiro, já que nem sempre - ou quase nunca - é possível contratar uma equipe ou uma pessoa exclusiva para isso.

A gente sabe: não dá pra fazer como nas médias e grandes empresas, e criar setores inteiros de especialistas, cada um dedicado a uma parte das finanças. No futuro vai ser assim, mas agora a realidade é outra.

Se você começou um negócio recentemente, já deve estar acostumado a cobrar o escanteio e correr para cabecear: é você quem faz o planejamento, o controle e a execução. E com o financeiro não pode ser diferente.

O que não dá é pra negligenciar o financeiro porque você "tem muita coisa pra fazer". O jeito é criar rotinas de trabalho, automatizar o máximo que puder e fazer um bom uso da tecnologia a seu favor, para não deixar nada importante de fora.

O que é gestão financeira?

Antes de tudo: calma! Gestão financeira nada mais é do que:

  1. Saber todo dinheiro que entra e sai da empresa;

  2. Analisar, planejar e controlar o dinheiro que entra e sai, para que, na maior parte do tempo, mais dinheiro esteja entrando que saindo.

Gestão financeira é isso.

Você quer mais lucro, certo? Pois este é o principal objetivo de uma boa gestão financeira: gerar mais lucro e garantir a prosperidade do seu negócio.

No começo, o maior erro que você pode cometer é achar que só o controle das entradas e saídas já é o suficiente. Não é.

Entender seu fluxo de caixa é, sim, importante! Mas parar por aí significa deixar excelentes estratégias de lado, ideias que poderiam mudar o rumo do seu negócio. É deixar a análise, o planejamento e o controle à mercê da sorte.

E, ao contrário do que muita gente pensa, não é preciso passar metade do seu dia de olho em planilhas, fazendo contas e aprendendo fórmulas. Uma boa gestão financeira pode ser feita com disciplina e alguns minutos do seu dia - e te deixar livre pra trabalhar no seu produto/serviço, e dar AQUELE atendimento nota 10 para os seus clientes.

Controle e planejamento para startups e MEIs

Antes de mais nada, é importante saber: o controle financeiro da sua empresa passa, primeiro, pelo seu controle financeiro pessoal.

Controle financeiro é fundamental, tanto do caixa da empresa quanto no do seu próprio bolso!

Principalmente se você é microempreendedor individual (MEI), não tem como ter uma empresa com finanças em dia se seu próprio bolso é uma bagunça.

Pra começar, uma regra de ouro: NUNCA misture as finanças do seu negócio com as suas pessoais.

Ser empreendedor, ter uma startup, abrir seu próprio negócio, nada disso significa que suas despesas pessoais passam a fazer parte da empresa.

Isso é mais fácil de se fazer do que parece e envolve três passos básicos:

  1. Tenha um "salário" para si mesmo. Mesmo que a empresa seja só você, retire este valor do caixa mensalmente, registre como seu salário e pague as contas pessoais com este dinheiro;

  2. Use sistemas separados para o registro. Se você usa um sistema online, faça duas contas, ou use dois aplicativos diferentes. Se usa planilha, faça duas, para você e para a empresa;

  3. Trate a empresa como empresa. Mesmo que ela seja só sua e de mais ninguém, imagine sempre que o dinheiro não é seu, e sim de uma outra pessoa (a sua pessoa jurídica!). Sua empresa precisa estar bem controlada, para poder TE dar lucros!

Depois de separar contas pessoais e contas da empresa, aí sim, é hora de começar.

Imprevistos acontecem. Inúmeras coisas podem sair do seu controle: o cliente que não pagou em dia, o custo que aumentou sem aviso prévio, um novo imposto foi criado, o mercado mudou.

É preciso estar preparado, e é pra isso que existe o planejamento financeiro. Ele funciona como seu plano de ação, para que você tenha que improvisar o mínimo possível, e fazer as coisas acontecerem de acordo com os seus planos - mesmo com os imprevistos que aparecem pelo caminho.

Planejamento: por onde começar?

Muita gente pensa que vai precisar fazer um longo levantamento, e passar dias recolhendo informações - quem sabe até contratar algum especialista, só pra começar a colocar as finanças da empresa em ordem.

Felizmente, esta não é a minha abordagem. Eu acredito em uma forma bem mais simples, aliás: você precisa, primeiro, identificar o seu estado atual. E para isso, o melhor jeito é se apaixonar pelos dados. O dia a dia da empresa já é uma grande fonte de informações.

Você não precisa correr atrás do que já passou. Cuide do que está acontecendo agora, do que vai acontecer amanhã, e em todos os outros dias!

Comece com aquilo que já tem em mãos. Se sua startup já está em atividade, você já deve ter alguns números dos anos ou meses anteriores, com acesso fácil. Coletando esses dados, é possível identificar uma série de fatores como custos de produção ou de prestação de cada serviço, volumes de vendas e até descobrir, a partir daí, onde estão os principais "furos" nas finanças.

Se não tiver esses dados, nada de pânico. A hora de começar é agora. Só não vale usar o "não tenho dados" como desculpa para não fazer nada.

Saiba que vai precisar de uma dose de paciência, registrando tudo o que acontece nos próximos meses. Mas a paciência compensa: em breve você vai ter um raio-x de como funciona o financeiro da sua empresa.

Sua empresa ainda não está em atividade? Está com uma ideia pronta pra sair do papel?

Dá pra fazer o seu planejamento financeiro buscando dados do mercado, conversando com colegas do mesmo ramo, falando com associações comerciais da sua cidade, vasculhando na internet. Empresas parecidas com a sua podem ter tido desempenhos parecidos com o que você vai ter, ao começar. Assim, dá para ter uma boa base e montar seu primeiro planejamento.

Onde estamos?

Então vamos lá, monte aí. Seu primeiro documento vai se chamar "Onde estamos".

Você pode começar com um rascunho, assim que terminar de ler este artigo. E ele vai servir de base para o seu documento de "Onde estamos". Comece a rabiscar aí, tudo a respeito da sua empresa (principalmente os aspectos financeiros, claro). Vou deixar algumas perguntas pra te ajudar. Mas não se limite a elas, ok?  

  • O que você vende?

  • Quanto cobra, em média, por venda?

  • Quantos produtos/serviços vende por mês?

  • Quantos clientes ativos você tem?

  • Quanto faturou no último mês/trimestre/semestre/ano?

  • Quem é seu maior concorrente?

  • Qual a sua margem de lucro média? E por produto/serviço?

  • Custo fixo: Se você não vender nenhum produto mês que vem, quanto custa "abrir as portas"?

  • Quanto você tem de dívidas?

  • Ponto de equilíbrio: Quantos produtos/serviços vai precisar vender mês que vem, para ficar no "zero a zero"?

O importante é ter, no papel, um panorama da sua empresa hoje em dia. Quanto você tem em caixa, quanto tem de dívidas, contas a pagar, a receber…

Se você sabe onde está, fica mais fácil definir o caminho para onde quer chegar, não é?

Para onde vamos?

O próximo passo do planejamento financeiro é definir seus objetivos e criar metas a partir deles.

Para que os objetivos virem realidade, tenha metas financeiras de curto, médio e longo prazo. Com metas claras e mensuráveis, você tem uma direção a seguir. Metas abertas não geram planos de ação eficientes.

Pensa aí: o que você quer com sua empresa? Onde você quer que ela esteja no mês que vem? E no final deste ano? E daqui a 5 anos?

Uma boa meta precisa de números e de prazos. A meta é "crescer"? Então responda: Crescer quanto? Crescer como? Fazendo o quê? O que deve ser feito caso esse crescimento não aconteça? E se acontecer?

Mesmo que seu negócio seja a realização de um sonho, o planejamento precisa ser REAL, focado em crescimento e rentabilidade.

Na hora de estabelecer os objetivos, seja o seu pior inimigo. É hora de bancar o advogado do diabo e questionar tudo que você disser. Faça perguntas a si mesmo. Duvide das suas próprias metas. Crie planos A, B e C. Simule cenários.

Planejar é um exercício, e definir os objetivos é o passo fundamental de um bom planejamento.

Com estes seus planos, você vai elaborar um segundo documento, que eu gosto de chamar de "Para onde vamos". É o seu registro de objetivos e metas, que vai guiar as decisões durante os próximos meses.

Um exemplo bem simples de um objetivo, para te dar uma ideia, seria assim:

Objetivo 1

Abrir uma nova loja no bairro vizinho até o final de 2020. Para isso, precisamos ter R$ 30.000,00 em caixa até julho de 2020, objetivo que será alcançado da seguinte forma:

Meta A | Aumentar a margem de lucro média de 14% para 19% nos próximos 3 meses, promovendo mais vendas dos produtos X, Y e Z, que têm maior margem;

Meta B | Reduzir os custos com energia e materiais em 6%, eliminando todo o desperdício na loja;

Meta C | Investir os lucros obtidos com as metas A e B em um CDB Diário, para ter ganhos financeiros com o dinheiro em caixa;

Meta D | Buscar novos fornecedores ou negociar com os fornecedores atuais para reduzir, em média, 6% os custos de compras.

Viu? Todos os objetivos e metas são bem claros, com prazos, datas e valores.

Experimenta aí, pra já ir montando o seu "Para onde vamos".

Lembre-se: cada objetivo tem que ser desdobrado em metas claras e específicas.

Seu painel de controle: o fluxo de caixa

Fluxo de caixa é simplesmente uma maneira de acompanhar, todos os dias, a entrada e saída de dinheiro da empresa e, logicamente, o saldo (quanto sobra) de cada dia.

Ficando de olho no fluxo de caixa do seu negócio, fica fácil fazer a previsão futura das despesas e receitas da empresa, e também facilita o planejamento do uso desse dinheiro para investir na empresa.

Uma empresa saudável tem o fluxo de caixa controlado (e positivo)!

Como fazer o planejamento da sua empresa?

Você já sabe que seu planejamento tem que levar em conta os objetivos de curto, médio e longo prazo. Eles já estão definidos no documento "Para onde vamos", certo?

Agora, dentro de cada um dos seus objetivos, você vai estimar as entradas e saídas, considerando possíveis cenários, e traçando um plano de ação para chegar no seu objetivo.  

Cenários são alternativas de futuro que podem acontecer com a sua startup ou negócio. Para isso, você deve levar em conta os pontos que não controla e podem afetar sua empresa, tanto para melhor quanto para pior.

  • E se um concorrente surgir, fazendo exatamente o que você faz, mas cobrando 20% mais barato?

  • E se o seu contrato de aluguel sofrer um aumento de 15% no próximo ano?

  • E se as vendas subirem 60%?

Depois de definir alguns cenários, hora do passo a passo. Cada cenário vai virar um novo documento no seu planejamento. E em cada um deles, você precisa:

  • Definir a rentabilidade e margem de lucro ideal

  • Fazer uma projeção de gastos fixos e variáveis

  • Entender o seu fluxo de caixa para o caso, e projetar seu ponto de equilíbrio

  • Estimar as metas de vendas necessárias

Complicou?

Parece complexo, mas quando você começar a fazer vai ver que é bem simples - e um exercício prazeroso de se fazer!

Vou dar um exemplo simplificado, para ilustrar:

Cenário 1

(Descreva aqui um possível cenário, com a maior riqueza de detalhes que conseguir. Por exemplo: As vendas caíram 25% em menos de 30 dias, e você tinha acabado de contratar um novo vendedor.)

Abaixo, faça as projeções de cada item, caso o cenário se torne realidade. Você pode usar como base o que tem hoje ou uma média do mercado.

Como seria, caso o cenário fosse verdade:

(+) Receita com produtos e serviços
(-) Impostos vinculados à receita
(-) Custos operacionais
(-) Despesas (aluguel, telefone, folha de pagamento)
(+) Resultado financeiro (o que você ganha com suas aplicações financeiras)
___________________________________
(=) Geração de caixa operacional
(+) Resultado não operacional (compra de computador, ou ativo, como reforma do escritório, enfim, que não está vinculado diretamente ao produto)
(-) Imposto sobre o lucro (simples nacional ou lucro presumido, pode considerar que todos os impostos estão vinculados à receita)
___________________________________
(=) Geração de caixa que você vai ter, para o cenário proposto

Reserve um tempo para essas projeções. Elas são importantes, e o exercício de fazê-las é mais importante ainda!

Converse com seus sócios ou equipe. Se estiver sozinho, converse com o seu contador ou com colegas que também sejam empreendedores.

Faça do seu planejamento financeiro um evento importante no calendário da empresa, você só tem a ganhar e estará preparado para diversas situações.

Uma dica bacana: a cada 3 meses, marque no seu calendário o "Dia do Planejamento". Neste dia, você se isola dos compromissos da empresa, desliga o celular e passa umas boas horas revendo seus planos anteriores, vendo o que mudou e o que realmente aconteceu. Quanto mais fizer esse exercício, melhor você vai ficar nisso!

Com estes documentos em mãos, você vai começar a repensar suas estruturas de custos e planejar o crescimento da sua empresa, de forma consistente.

Lembre-se do que eu disse no começo: planejamento é um exercício. E precisa ser exercitado!

Com estas dicas de hoje, você vai ter uma bela base de planejamento para começar a fazer uma gestão mais profissional da sua empresa. Mas é claro, isso não para por aqui.

Planejamento financeiro é muito mais do que equilibrar receitas e despesas. Ele é essencial para definir quais são as suas prioridades, todos os dias do ano.

Mais do que planejar e criar metas, é preciso controlar resultados reais e revisar os planos de ação, sempre!

Toda vez que o desempenho não estiver de acordo com as suas metas, pare um tempinho e revise seus planos. Com certeza você vai encontrar pontos que podem ser melhorados.

Se precisar de mais ajuda, conta comigo e com a melhor conta digital para microempreendedores: a Neon Pejota.

 

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