Como trabalhar em home office: passo a passo para se organizar

Finanças para empresas - 13 de Agosto de 2019
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Trabalhar em home office pode trazer muitas vantagens.

Maior liberdade de horários, autonomia de atuação, trânsito zero.

Esses são apenas três exemplos que já fariam muita gente aceitar o trabalho home office de olhos fechados.

Mas há desafios nessa transição.

Dificuldade de concentração, sensação de trabalhar o tempo inteiro, falta de convívio social.

Esses são apenas três exemplos que fazem muita gente voltar atrás nessa ideia.

Por isso, é importante ficar atento aos dois lados da moeda se você está pensando em abandonar o trabalho tradicional.

Neste manual, você vai descobrir qual é a realidade de trabalhar em home office e dicas para se organizar, produzir mais e ter melhor qualidade de vida.

Ficou interessado?  A gente preparou um infográfico pra te dar algumas dicas sobre home office:

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Confira mais a seguir.

Por que trabalhar em home office

A seguir, confira as principais vantagens de trabalhar em home office (de qualquer lugar do mundo):

Evitar o trânsito

Para muitas pessoas, só isso já seria suficiente.

Uma pesquisa do Ibope mostrou que, no ano de 2018, os moradores de São Paulo passaram em média 2 horas e 43 minutos por dia em deslocamento.

Isso dá um mês e meio por ano.

Dados da empresa de gerenciamento de tráfego Inrix incluem duas cidades brasileiras entre as 10 mais congestionadas do mundo: São Paulo, em quinto lugar, e Rio de Janeiro, em sétimo.

Dentro do Top 100, aparecem mais cinco capitais brasileiras: Belo Horizonte (18), Curitiba (43), Brasília (44), Porto Alegre (48) e Campo Grande (67).

Se você mora em alguma dessas cidades (e tantas outras), provavelmente não precisa ler muito mais sobre o impacto do trânsito no dia a dia.

Controlar a rotina

Talvez você goste de acordar cedo e liquidar o máximo possível de atividades ainda antes do meio-dia.

Ou talvez você seja uma “coruja”, se sinta mais produtivo tarde da noite e goste de contar com uma parada para se exercitar no meio da manhã.

Seja qual for a sua preferência de rotina, ela fica mais fácil trabalhando em home office!

Ganhar conforto

É inegável que trabalhar em home office facilita muito a criação de um ambiente confortável, em que você se sinta bem.

É você quem decide a temperatura do ar-condicionado, a luminosidade, o nível de ruídos e a maneira como vai se vestir — até um pijama pode servir em um dia muito frio.

Manter proximidade da família

A proximidade da família pode ser um estímulo.

Você pode almoçar sempre junto com seus pais, filhos ou cônjuge.

Pode fazer pequenos intervalos e brincar com os cachorros, enquanto pega um sol no pátio.

Além disso, pode ser muito útil ficar perto de um familiar que tenha alguma necessidade especial.

Ou até mesmo de uma esposa grávida, que poderá ter que correr para o hospital a qualquer momento.

Reduzir custos

Se você está abrindo uma empresa, já calculou os gastos necessários para montar um escritório formal, como aluguel, luz, internet, mobiliário, pintura, limpeza, água, banheiros?

Então imagine trocar tudo isso por apenas uma cadeira confortável, uma mesa de trabalho, um notebook e iluminação adequada?

Além da estrutura ser mais barata, você ainda economiza em deslocamentos e refeições.

Como é trabalhar em home office

Vale a pena reforçar: trabalhar em home office não é um mar de rosas.

Sim, há um preço para essa liberdade toda.

E é o que vamos compreender a seguir:

Concentração

É muito comum que freelancers, pequenos empresários e colaboradores que fazem home office tenham dificuldade de produzir bastante quando estão em casa.

Há muitas tentações pelo caminho, como uma televisão logo ao lado, uma geladeira bem pertinho ou o cônjuge pedindo opinião sobre algum assunto interessante no cômodo vizinho.

Além disso, não há a cobrança direta de outras pessoas.

No home office, é você quem manda.

E, por isso, precisa ter grande disciplina — e menos vontade de verificar o Instagram.

Então, para que o trabalho remoto funcione, será necessário estabelecer metas e rotinas rígidas no início.

Depois, com o tempo, você pode flexibilizar um pouquinho essas regras, mas é importante enfrentar esse período de adaptação.

Isolamento

Talvez você se sinta aliviado por não encontrar um colega de trabalho irritante ou por não precisar fazer tantas reuniões presenciais.

Mas é preciso dizer que muita gente sente falta do convívio social ao trabalhar em home office.

Imagine passar o dia inteiro sem conversar com seus colegas, sem pedir e ouvir opiniões sobre o trabalho, sem trocar ideias no café da empresa e sem dar “bom dia” e “boa tarde”.

Dependendo da sua rotina, isso pode significar uma sucessão de dias sem grande contato com outras pessoas.

Por isso, se adotar o home office, vale a pena trabalhar alguns dias em um café ou coworking, para aumentar o convívio e evitar a sensação de isolamento.

Liberdade excessiva

Lembra aquela liberdade de horários que mencionamos anteriormente?

Pois é, essa autonomia não funciona para todo mundo.

Tem gente que não consegue estabelecer horários de início e fim do expediente e acaba ficando com a sensação de que trabalha o tempo inteiro quando está em home office.

Um procrastinador pode ficar protelando o início de suas tarefas por tempo demais e, assim, atrasar entregas e trabalhos.

E um workaholic também pode acabar sofrendo por ter ali em sua casa todas as condições para emendar feriados e fins de semana.

Então, é bom tomar cuidado para não deixar que a liberdade de atuação se transforme em uma prisão.

Erros ao trabalhar em home office

Muita gente tem dificuldades e acaba entrando em situações que poderiam ser facilmente evitadas.

A revista Slice publicou recentemente uma lista de erros a evitar quando você for trabalhar em home office:

  • Fazer intervalos demais: não caia na tentação constante da TV, da geladeira ou da cama
  • Não criar intervalos: sentar em frente ao computador por oito horas ininterruptas também não faz bem, então pare, respire e caminhe um pouco
  • Trabalhar sem horário definido: exceções à parte, não deixe sua jornada muito mais longa ou muito mais curta que o planejado
  • Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo: cozinhar, cuidar de uma criança, espiar algo na televisão e trabalhar provavelmente não vai dar muito certo
  • Permitir muitas distrações: será que você precisa manter uma aba com o Facebook no navegador?
  • Não trabalhar na nuvem: atuar de forma independente obriga você a tomar mais cuidado com a segurança dos seus dados e do seu trabalho, então mantenha tudo na nuvem
  • Não manter uma contabilidade atualizada: se você é o dono de uma pequena empresa, não relaxe nos registros financeiros
  • Não se vestir: tomar um banho e se vestir para trabalhar ajuda até na produtividade - e também quando alguém liga por videochamada
  • Não ter um espaço dedicado: como já falamos, as distrações em casa podem ser enormes, então mantenha um local onde você pode se refugiar
  • Comer mal: a proximidade da cozinha pode ser um perigo
  • Não se exercitar: focado no trabalho, você pode não perceber as horas e os dias passando sem você parar para ir à academia ou praticar seu esporte preferido
  • Ter listas de tarefas muito longas: mantenha os alvos realistas para evitar frustração, estresse e ansiedade
  • Nunca sair de casa: é recomendável experimentar trabalhar em cafeterias e espaços de coworking (e ocasionalmente em outras cidades ou países, por que não?)
  • Não fazer videochamadas: se você faz parte de uma equipe trabalhando de forma remota, é importante ver os rostos deles de vez em quando
  • Não tirar proveito da sua liberdade: tudo que falamos sobre evitar distrações não significa que você não possa ir fazer compras numa tarde qualquer ou resolver algo ”fora de horário”.

Tecnologia para trabalhar em home office

Você não precisa de uma grande infraestrutura para trabalhar em home office, mas deve investir tempo procurando as melhores tecnologias e ferramentas para a sua rotina.

A seguir, confira algumas dicas:

Softwares de gestão de tarefas

A ferramenta de produtividade mais usada no mundo hoje em dia é o Trello, que serve para gerenciar projetos.

O versátil aplicativo, disponível para celular, desktop e navegador, atende desde equipes grandes em empresas multinacionais até projetos pessoais individuais.

Na base dos cartões e etiquetas super rápidos de criar e editar, as tarefas de cada projeto podem ser vistas simultaneamente por vários envolvidos.

É perfeito para o home office.

E é gratuito.

Outro software interessante de se conhecer é o Asana, também um gerenciador de projetos. 

Pode ser uma ótima alternativa para trabalhos maiores e mais complexos, com suas cinco visualizações diferentes para cada projeto: listas, conversas, calendários, progresso e arquivos.

Documentos na nuvem

Não há mais desculpa para perder dados.

Os sistemas de armazenamento na nuvem estão muito evoluídos e eficientes, até mesmo em suas versões gratuitas.

Os mais conhecidos são o Drive, do Google, o OneDrive, da Microsoft, e o Dropbox.

Navegue um pouco em cada um, escolha o seu preferido e nunca mais sofra por trabalho perdido.

Além disso, manter arquivos na nuvem facilita a colaboração com outros colegas, o compartilhamento de arquivos e a edição em tempo real de textos, planilhas e apresentações.

Pomodoro

Pomodoro é uma técnica desenvolvida por um estudante italiano nos anos 1980 para melhorar foco e produtividade.

A proposta inicial era simples: dividir o estudo (ou trabalho) em períodos de 25 minutos de concentração, sem distrações, com breves intervalos entre eles. 

Afinal, o cérebro humano não resiste a períodos de foco absoluto muito mais longos que isso, e essas pausas frequentes colaborariam para aumentar a agilidade mental.

O timer de cozinha usado pelo estudante, em formato de tomate (pomodoro, em italiano), funcionava como uma espécie de cronômetro, apitando após 25 minutos.

Hoje, os aplicativos podem fazer isso por você: Be Focused, Pomello e Tomato-Timer são alguns deles.

Como trabalhar em home office: passo a passo

Visto tudo isso, chegou a hora de montar o seu home office.

O Sebrae disponibiliza um guia completo em PDF para criar um escritório doméstico, aplicável também para áreas de negócio mais tradicionais.

A seguir, adaptamos as dicas para direcioná-las aos mercados mais propensos a empregar trabalho remoto.

1. Decida se vale a pena

Como falamos, trabalhar em home office não é para todo mundo.

Você precisa ter (ou desenvolver) disciplina suficiente para produzir bastante sem sair de casa.

Além disso, é necessário conhecer a especificidade do seu ramo de atuação para saber se o home office se encaixa.

Para quem está iniciando um negócio, financeiramente pode ser muito vantajoso, ao menos inicialmente.

2. Organize o ambiente

Nada de simplesmente abrir o laptop em cima da cama ou do sofá.

Dedique um espaço especialmente para o trabalho.

O ideal é um cômodo à parte, com uma porta que possa ser trancada.

Privacidade é importante.

Invista no mínimo em uma boa cadeira e em uma boa conexão com a internet.

Mantenha o local limpo, arejado e sem acúmulo de papéis ou qualquer coisa.

3. Estruture a tecnologia

Como você vai receber e enviar o material para seus clientes ou supervisores?

Como será o armazenamento?

E a parte financeira, como será registrada e atualizada?

Quais sistemas e aplicativos vai usar para ajudar na rotina?

Tudo isso tem que ser visto antes de fazer a migração.

4. Defina a rotina - e conte para todo mundo

Definir a rotina é essencial para render bem em home office.

 

Então, responda: qual será o seu horário preferencial de trabalho?

Quais são as suas metas diárias?

Quais são as suas prioridades?

Você precisa estabelecer uma rotina para ter clareza quanto ao próprio fluxo de trabalho e também para convencer as outras pessoas (especialmente família e amigos) de que estar em casa não significa estar de folga.

Fazendo tudo isso e observando os erros comuns mencionados anteriormente, suas chances de sucesso nessa nova vida aumentam bastante.

Gostou das dicas para trabalhar em home office?

Qual é a sua experiência atuando em casa?

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